Outlook: почта без мучений

Outlook топит тех, кто держит входящие как список дел. Лечится механически: правила раскладывают рассылки и уведомления по папкам при поступлении, папки поиска показывают «непрочитанное от начальника», ничего не перемещая, а у общих ящиков свои подписи, чтобы ответы не уходили от вашего имени.

Когда ломается поиск или клиент еле шевелится, виноват офлайн-кэш (OST) в девяти случаях из десяти: сократите окно кэша до года, сожмите его и дайте за ночь синхронизироваться заново. Всё ещё медленно при огромном ящике? Архивируйте в PST раз в год — ни один клиент не любит OST на 50 ГБ.

Правила, которые ведут входящие

Три правила закрывают восемьдесят процентов потока почты: рассылки и уведомления минуют входящие и идут в папки, всё, где вы только в копии, уходит в папку «К сведению», а приглашения на встречи автоматически принимаются в календарь с сохранением копии. Пересматривайте правила раз в квартал — устаревшие правила, раскладывающие важную почту не туда, хуже, чем никаких правил.

Поиск, который находит

Поиск в Outlook ломается предсказуемо: неверная область («Текущая папка», а письма лежат в архиве), незаконченный индекс после обновлений или термины, которые индексатор разбивает странно. Сначала расширьте область до «Все почтовые ящики», потом пересоберите индекс, и выучите два оператора — from: и hasattachments: — которые лучше папок подходят для разовых поисков.